da "
PORTALE LAVORO" del
22/02/2007
Libri paga e matricola
Nel caso di ispezione dell'ispettorato del lavoro presso un'azienda che ha
più sedi, il libro matricola e presenze come dovrebbero essere gestiti? E nel
caso l'azienda avesse optato (se previsto) per far conservare il libro matricola
nello studio del Consulente è possibile fare delle fotocopie per
l'azienda?
Il quesito sembra trovare ragione nella preoccupazione
di evitare la nuova super sanzione di 400 euro in misura ridotta introdotta per
l'omessa esibizione e per la mancata istituzione del libro matricola e del
registro presenze dall'art. 1, comma 1178, della legge n. 296/2006 (Finanziaria
2007).Con il nuovo regime sanzionatorio, infatti, assumono assoluta rilevanza le
modalità di corretta tenuta del libro matricola e del registro presenze sul
luogo di lavoro. Sul punto, tuttavia, deve evidenziarsi una assoluta varietà di
prassi nelle diverse latitudini del Paese, a fronte di un dato normativo chiaro
e pressoché inequivocabile, ma anche di una prassi amministrativa quanto mai
contraddittoria, con particolare riferimento ai casi in cui il datore di lavoro
affida i libri di matricola e paga al professionista abilitato, ai sensi
dell'art. 5, comma 1, della legge 11 gennaio 1979, n. 12.
Dapprima il
Ministero del lavoro, interpretando le previsioni normative contenute nell'art.
5, comma 2, della legge n. 12/1979, si è pronunciato, per quanto consta, con
Circolare 28 novembre 1994, n. 109, affermando che sul luogo di lavoro devono
essere comunque conservati: l'originale del registro presenze, regolarmente
vidimato dall'Inail o dall'Inps, a seconda dei casi; una copia del libro
matricola, autenticata mediante «autocertificazione» da parte dello stesso
consulente. Tale prassi è stata confermata successivamente dall'Inail con
propria Circolare 23 marzo 1995, n. 17 .
Tuttavia, più di recente, dopo
l'introduzione della tenuta semplificata dei libri obbligatori mediante fogli
mobili (D.M. 30 ottobre 2002), l'Inail con propria nota del 16 dicembre 2004,
richiamata dall'Inps con Circolare 27 gennaio 2005, n. 9, ha autorizzato il
datore di lavoro, che operi contemporaneamente in più sedi locali, di
autenticare in proprio come conformi all'originale più copie del libro matricola
da tenere nei singoli luoghi di svolgimento dei lavori. Tale ultima prassi,
però, non è stata mai confermata dal Ministero del lavoro che, anzi, con la
propria Circolare 20 ottobre 2003, n. 33 ha richiamato la precedente Circolare
n. 109/1994.
In attesa di un opportuno pronunciamento in merito da parte del
Ministero del Lavoro, a fronte della pesantezza del nuovo apparato
sanzionatorio, si ritiene di dover confermare la prassi inaugurata dalla
Circolare n. 109/1994, valida, peraltro, soltanto nei casi di regolare
affidamento dei libri al consulente del lavoro, preventivamente comunicato dal
datore di lavoro alla Direzione provinciale del lavoro competente per
territorio.
Pertanto, riguardo alla gestione dei libri dell'azienda con più
sedi si ritiene di non poter rispondere adeguatamente al quesito mancando
l'esatta indicazione della modalità di tenuta dei libri stessi. In linea
generale si può affermare che ove i libri obbligatori siano tenuti secondo le
disposizioni del D.P.R. n. 350/1994, anche a fogli mobili (D.M. 30 ottobre
2002), il datore di lavoro potrà limitarsi a tenere sui singoli luoghi di lavoro
la copia cartacea delle registrazioni effettuate fino al mese precedente, oltre
al registro presenze sul quale dovranno essere annotati anche i dati relativi
alla matricola dei lavoratori (Circolare n. 109/1994).
Resta però ferma la
facoltà per l'azienda di richiedere alla Direzione provinciale del lavoro
l'autorizzazione ad accentrare la tenuta dei libri presso la sede
amministrativa, conservando presso le singole unità locali la documentazione
necessaria a rendere tempestivamente consultabili le registrazioni da parte
degli organi di vigilanza.
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